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Benchè meno nota dell’autocertificazione, la dichiarazione sostitutiva dell’atto di notorietà è un tipo di documento, che consente una comunicazione con valore legale tra il cittadino e l’ente pubblico, permettendo di snellire le dinamiche burocratiche. Quando si usa? Come si redige?

Ormai tutti i cittadini sono abituati all’uso dell’autocertificazione, che fino a 15 0 20 anni fa era qualcosa di impensabile. Tuttavia, meno diffusa è la conoscenza della dichiarazione sostitutiva dell’atto di notorietà, un altro documento formale che può essere utilizzato in funzione di autocertificazione per quelle situazioni in cui non è previsto, dalla legge, l’uso di un certificato auto dichiarato.

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Sì, perché in effetti va precisato, innanzitutto, che l’autocertificazione può essere adoperata soltanto per i casi previsti dalla legge, che sono i seguenti:

1. Data e luogo di nascita;
2. Residenza;
3. Cittadinanza;
4. Godimento dei diritti civili e politici;
5. Stato di celibe, coniugato, vedovo o stato libero;
6. Stato di famiglia;
7. Esistenza in vita;
8. Nascita del figlio, decesso del coniuge, dell'ascendente o discendente;
9. Iscrizione in albi, registri o elenchi tenuti da pubbliche amministrazioni;
10. Appartenenza a ordini professionali;
11. Titolo di studio, esami sostenuti;
12. Qualifica professionale posseduta, titolo di specializzazione, di abilitazione, di formazione, di aggiornamento e di qualificazione tecnica;
13. Situazione reddituale o economica anche ai fini della concessione dei benefici di qualsiasi tipo previsti da leggi speciali;
14. Assolvimento di specifici obblighi contributivi con l'indicazione dell'ammontare corrisposto;
15. Possesso e numero del codice fiscale, della partita IVA e di qualsiasi dato presente nell'archivio dell'anagrafe tributaria;
16. Stato di disoccupazione;
17. Qualità di pensionato e categoria di pensione oppure qualità di studente ma anche qualità di legale rappresentante di persone fisiche o giuridiche, di tutore, di curatore e simili;
18. Iscrizione presso associazioni o formazioni sociali di qualsiasi tipo;
19. Tutte le situazioni relative all'adempimento degli obblighi militari, ivi comprese quelle attestate nel foglio matricolare dello stato di servizio;
20. Di non aver riportato condanne penali e di non essere destinatario di provvedimenti che riguardano l'applicazione di misure di sicurezza e di misure di prevenzione, di decisioni civili e di provvedimenti amministrativi iscritti nel casellario giudiziale ai sensi della vigente normativa;
21. Di non essere a conoscenza di essere sottoposto a procedimenti penali oppure di non essere l'ente destinatario di provvedimenti giudiziari che applicano le sanzioni amministrative di cui al decreto legislativo n. 231 dell'8 giugno 2001;
22. Qualità di vivenza a carico;
23. Tutti i dati a diretta conoscenza dell'interessato contenuti nei registri dello stato civile;
24. Di non trovarsi in stato di liquidazione o di fallimento e di non aver presentato domanda di concordato.

Per ciascuno di questi vi può essere un modello di documento diverso a cui fare riferimento.

Per tutti gli altri casi, dunque, è possibile fare riferimento alla dichiarazione sostitutiva. Essa è prevista dal DPR 445/2000 dove si stabilisce che deve (attenzione: “deve” non “può”) essere utilizzata nei rapporti con la pubblica amministrazione, con i gestori dei servizi pubblici e con i privati, se questi ulimiti lo consentono, e deve servire per comprovare stati, qualità personali e fatti. È bene evidenziare che la legge stabilisce anche che la mancata accettazione di una dichiarazione sostitutiva o la mancata richiesta, costituiscono per la pubblica amministrazione una violazione dei doveri d’ufficio, quindi punibile per legge.

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A questo punto la domanda più ovvia è: cosa è possibile dichiarare con questo tipo di documento? Nello specifico:

• Stati, fatti e qualità personali, a diretta conoscenza dell'interessato, non compresi nell'elenco dei casi in cui si può ricorrere all'autocertificazione;
• Stati, fatti e qualità personali relativi ad altri soggetti di cui il dichiarante abbia conoscenza diretta.

La dichiarazione può riguardare anche la conformità all'originale della copia di:

• Atti o documenti conservati o rilasciati da una pubblica amministrazione;
• Pubblicazioni;
• Titoli di studio o di servizio;
• Documenti fiscali che devono essere obbligatoriamente conservati dai privati.

Tale tipologia di dichiarazione non è disponibile per tutti, infatti posso adottarla soltanto i seguenti soggetti:

• Cittadini italiani e dell'Unione europea, persone giuridiche, società di persone, pubbliche amministrazioni, enti, associazioni e comitati aventi sede legale in Italia o in uno dei paesi dell'Unione europea;
• Cittadini di paesi terzi regolarmente soggiornanti in Italia limitatamente ai dati e ai fatti che possono essere attestati dall'amministrazione pubblica, o se previsto da speciali disposizioni di legge e/o da reciproche convenzioni internazionali.

In rete è possibile trovare numerosi esempi di tali documenti, tra i tanti uno potrebbe essere questo. Un ultimo aspetto da considerare è quello relativo alla modalità di presentazione. Se si presenta a una pubblica amministrazione allora è necessario firmare il documento di fronte al dipendente addetto a riceverla, altrimenti si può optare per soluzioni quali l’invio via pec, mail o fax con allegato il documento di identità, oppure apponendo la firma digitale nel caso di invio telematico.

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