Conservazione digitale dei documenti: le novità per il 2022
Il 1 gennaio 2022 entreranno in vigore le nuove norme sulla conservazione digitale, lo scopo è quello di arrivare, presto o tardi, alla definizione di un testo unico che regolamenti la formazione, la gestione e la conservazione di tutti i documenti informatici.
Una delle novità più rilevanti è sicuramente la necessità di individuare una figura che sia responsabile di tutte le attività inerenti la conservazione dei documenti. Per questo si parla proprio di un Responsabile della Conservazione. Inizialmente si era stabilito che il ruolo doveva essere coperto dal titolare del documento informatico. Oggi, invece, si punta a definire una figura ben precisa, che sia interna alla pubblica amministrazione e che abbia specifiche competenze legali, informatiche e archivistiche.
Qualora si tratti di soggetti privati, il responsabile per la conservazione può essere anche un soggetto esterno. Il requisito da rispettare, tuttavia, è che sia tratti di una persona terza rispetto al proprietario del documento e a chi lo detiene in custodia. Anche in questo caso, a prescindere che sia interno o esterno, la figura responsabile deve avere specifiche competenze come quelle individuate per i soggetti della pubblica amministrazione.
Un altro aspetto importante delle novità introdotte a partire da gennaio 2022 è quella relativa ai metadati. Quando si parla di metadati nella conservazione dei documenti, si fa riferimento alle informazioni che sono collegate al documento principale e che servono per tenere traccia di tutto il materiale in archivio. Le novità del 2022 riguardano proprio l’aumento dei metadati da associare ai documenti conservati, così da migliorare l’archiviazione e la ricerca degli stessi.
Esempi di metadati, attualmente, possono essere il numero di protocollo, l’argomento trattato, l’ufficio di competenza, e così via.
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