Gli attori nelle negoziazioni
È piuttosto normale avvicinarsi alle negoziazioni quasi con paura: paura di prendere la decisione sbagliata, paura di farsi abbindolare, paura di non capire bene le diverse opportunità. La paura nasce dalla “non conoscenza” e, con questo articolo, spero di contribuire a diradare alcuni dubbi.
Nella sua forma più semplice, sono solo due i protagonisti indispensabili in una negoziazione: tu e l’altra parte che prende le decisioni.
Tu e tua moglie state decidendo cosa fare stasera. “Ci facciamo una pizza?”,“Ok. Dove?”, “A che ora?”, “Passo a prenderti uscendo dalla palestra o ci vediamo lì?” sono tutte domande dove bastate voi due per rispondere.
Tu e tua moglie andate a trovare il suo amico Paolo, che abita in un’altra città. È ora di cena. “Ci facciamo una pizza?” “Potremmo andare al ristorante così provereste qualche specialità di qua” interviene Paolo, il consulente. “Tipo?” “cappon magro e branda” “Mi sembra un’ottima idea. Cosa ne pensi cara?” e la trattativa con tua moglie prosegue.
Il consulente, pur non prendendo la decisione finale, può giocare un ruolo fondamentale. Quando c’è è lì per aiutare una delle parti a valutare i pro e i contro di una soluzione; di solito è un esperto che, con la propria esperienza, cerca di indirizzare il proprio committente verso la scelta migliore. Quando il consulente supporta la tua controparte, è sempre qualcuno di cui l'altra parte si fida, più di quanto si fidi di te, quindi se lo ignori o non sai che esiste, la tua negoziazione andrà, molto probabilmente, a finire male. Devi ascoltare le sue obiezioni e superarle o dimostrarne l’infodatezza prima di poter proseguire.
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Tu, tua moglie, tua figlia Gina (5 anni) e l’amico Paolo, che vive in un’altra città ed è venuto a trovarvi, state decidendo cosa fare stasera. “Ci facciamo una pizza?” “Potremmo andare al ristorante, così provo qualche specialità di qua” interviene Paolo. “Al ristorante non vengo!” dice Gina. “Perché? Al ristorante si mangiano tante cose buone e hanno anche il tiramisu che ti piace tanto” abbozzi, tentando di convincerla. “Al ristorante bisogna stare fermi per tanto tempo e non posso colorare la tovaglia. Voglio andare a mangiare la pizza dal Topo Lino. Lì hanno i colori e posso disegnare sulla tovaglia”. Gina è colei che subisce la decisione. Non prende la decisione ma può porre problemi (leggi: mettere i bastoni tra le ruote). Puoi ignorarla, ma a tuo rischio e pericolo. È probabile che se la porti al ristorante contro la sua volontà, la serata sarà tormentata. Oppure passi una tranquilla serata dal Topo Lino, dove danno tovaglie di carta predisegnate ai bambini con colori per riempire i disegni (ma Paolo non proverà le specialità cittadine; questo è un compromesso: cedi senza avere qualcosa in cambio). Oppure ti armi di bloc notes e colori e vai al ristorante: Gina colora felice, Paolo si abbuffa e voi passate una bella e tranquilla serata.
Tu e tua moglie avete prenotato una camera in un hotel rinomato, per trascorrere un week end romantico. Ma la camera non è quella che credevi di aver prenotato. Scendi alla reception e incontri Alfonso. “Scusi, ma la camera che avevo prenotato da internet era completamente diversa: vista mare, più grande…” “Sì, effettivamente c’è stato un problema idraulico e vi abbiamo dovuto spostare. Ma vi rimborseremo la differenza” “Io non voglio la differenza, voglio una camera come quella che ho prenotato. Mi chiama il direttore?” “Il direttore al momento è impegnato” e non c’è verso di schiodarlo.
Alfonso è un blocker, qualcuno che ti impedisce di arrivare a chi prende le decisioni. Esistono due tipi di blocker: quelli che lo fanno per lavoro e quelli che lo fanno per potere. Chi lo fa per lavoro, come Alfonso o come chi lavora nelle segreterie, viene pagato per filtrare il traffico verso il decisore. Poi ci sono quelli che lo fanno millantando poteri che non hanno, per avere un senso di controllo su qualcuno o qualcosa. “Ci penso io, è fatta. Fidati di me!” e poi non succede niente è un sintomo. Se puoi saltare il blocker, saltalo (tu che conosci il direttore dell’albergo lo chiami direttamente). Altrimenti l’unica è cominciare una negoziazione con il blocker su come e quando far avere al decisore le informazioni che vuoi mandargli.
Riepilogando, in una negoziazione ci sono personaggi più o meno evidenti che hanno la loro influenza. Il tuo obiettivo deve essere farli emergere e coinvolgerli, perché anche da loro dipende il buon esito della trattativa. La trattativa non si esaurisce alla firma del contratto o alla decisione: ha effetti a lungo termine e potrai dire che è stata un successo se tutto andrà come previsto per tutta la durata dell’accordo.
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Programmatore da sempre, negoziatore da quasi 10 anni. La sua attività è quella di illustrare come prendiamo le decisioni per poter sapere cosa dire e cosa fare (e cosa non dire e cosa non fare) e come fare le domande giuste per scoprire cosa vuole la controparte e trovare una soluzione. Negoziare non vuol dire andare in battaglia: significa rendersi conto che esistono dei problemi e risolverli, prendendo decisioni, una dopo l'altra. Negoziare porta meno stress, migliori rapporti interpersonali e più spazio per i propri interessi.