Fatture: perchè è importante gestirle al meglio e come fare
Chi possiede una partita iva, autonomo o rappresentate d’impresa, ragiona esclusivamente in termini di obbiettivi a breve o lungo termine. È ovvio e non potrebbe essere diversamente se pensiamo che il fatturato incide sulla sopravvivenza di ogni attività e di tutti coloro che vi lavorano.
Chiaro che si tratta di una responsabilità importante ma ciò non toglie che si debba dedicare tempo e pensiero anche agli adempimenti quotidiani legati alla parte amministrativa. La formula classica prevede che questi siano sempre affidati ai propri collaboratori, senza che l’imprenditore ne abbia una reale consapevolezza.
La gestione delle fatture, esempio, è una di quelle mansioni che l’imprenditore tende a scansare. Ma è una cosa buona? Come potrebbero cambiare le cose se ci affidassimo a degli strumenti informatici per una gestione celere ed efficace? Ne approfittiamo anche per fare il punto su diversi aspetti che in generale riguardano la gestione delle fatture, a partire dalla numerazione.
La numerazione: cosa è cambiato, come comportarsi
La numerazione non è un argomento da sottovalutare. Non è un caso che durante i primi mesi del 2019, durante il passaggio alla fatturazione elettronica, una delle novità che maggiormente ha tenuto banco pur non ricevendo la giusta attenzione da parte della stampa specializzata era proprio in relazione alla numerazione delle fatture. Infatti, proprio in virtù del passaggio alla fatturazione elettronica, l’Agenzia delle Entrate ha definitivamente abolito l’obbligo della numerazione progressiva. In passato le fatture dovevano essere segnate con un numero progressivo che ne identificava la continuità aziendale. Oggi questo non vale più e vi è totale libertà sulla modalità di numerazione, a patto che ogni fattura sia identificata in maniera univoca e chiara.
Un passo in avanti e uno indietro
Benchè la libertà sia massima, il consiglio è quello di non perdere certe abitudini che se una volta rappresentavano la regola, l’obbligo di legge, oggi è possibile recuperare in quanto buona consuetudine. Del resto è innegabile che l’uso di una numerazione univoca ma progressiva sia meglio di una numerazione univoca ma priva di una logica interna. Ma che tipo di progressione si potrebbe utilizzare? La progressione può essere di due tipi:
- Azzerata di anno in anno (01-2019, 02-2019, 01-2020, etc.);
- Continua per l’intero ciclo aziendale 24-2019, 25-2020, 26-2020, etc.).
Qualunque sia la scelta, il consiglio è di aggiungere sempre l’anno di riferimento, come mostrato negli esempi negli esempi sopra. Il motivo è abbastanza semplice, visto che spesso vi è l’esigenza di risalire a una fattura di cui ricordiamo soltanto l’anno di riferimento. O almeno più o meno. Nulla toglie, che i più creativi possono optare per una soluzione che sia univoca, progressiva, basata su date ma anche su codici identificativi di propri generazione. Questo, in un’ottica di organizzazione aziendale, potrebbe aiutare a categorizzare ulteriormente i documenti emessi o ricevuti. Ecco, spendiamo qualche parola aggiuntiva sulla questione delle divisioni in categorie.
Come dividere le fatture?
Suddivide la fatture secondo una qualche logica, non è il vezzo di un amministrativo maniacale ma la specifica esigenza di un’azienda che ha il dovere di gestire tutta la burocrazia con specifica attenzione. Ricorda che un archivio ordinato e classificato secondo una logica rigida è un archivio che quando andrà “interrogato” sarà capace di rispondere in tempi brevissimi. I problemi non si augurano a nessuno ma è inevitabile che prima o poi si presentano per qualsiasi attività d’impresa e purtroppo a distanza di anni dall’evento coinvolto. Quindi, come suddividere le fatture? Anche in questo caso analizzeremo alcune best practices, direbbero gli inglesi, buone pratiche, diciamo noi.
Il primo principio organizzativo dice di suddividere quelle di acquisto da quelle di vendita. Questo è sicuramente il primo punto. Del resto qual è il senso di tenere le due cose nel medesimo faldone quando si riferiscono a movimenti del tutto contrari tra loro? E poi potrebbe essere un modo per gestire meglio anche il proprio portafogli clienti, con cui intratteniamo rapporti a vario titolo. Volendo qui si potrebbero fare ulteriori suddivisioni in base alla tipologia di vendita o di acquisto, ma molto dipendere dal tipo di prodotti o servizi che gestisce la tua azienda.
Il secondo principio organizzativo porta a suddividere le fatture in base all’eleggibilità dell’IVA. Questo vuol dire distinguere tra fatture del personale, di acquisto materiali di consumo, per esempio, e quelle relative a dazi, oppure accantonamenti, perdite sui crediti, etc. Insomma, le possibilità non sono solo queste e il senso è sempre lo stesso: individuare dei contenitori che possono aiutare a rintracciare più agevolmente ciò che stai cercando.
La contabilità: con quale ritmo?
Vale la pena fare una riflessione anche sui tempi in cui eseguire il lavoro di contabilità. La domanda è: quand’è il momento migliore per inserire le fattura in contabilità? Non è possibile una risposta univoca su un aspetto come questo in quanto vi incidono numerose variabili. La dimensione dell’azienda, esempio, il numero di operazioni condotte su base mensile, giornaliera o annuale. Tuttavia è pur vero che si individuano delle consuetudini, esempio ci sono coloro che preferiscono farlo a fine giornata, altri a fine mese oppure a inizio settimana. A prescindere che la scelta sia su giorno/settimana/mese, vale la pena ricordare che il momento esatto in cui inserire le fatture in contabilità va scelto con accuratezza. Su questo punto si può optare per inizio giornata oppure fine giornata. Pregi e difetti in ognuna di queste scelte.
La gestione dei clienti
Tutto il discorso fatto fin’ora va affiancago con una gestione minuziosa dei clienti. Un archivio che tenga traccia non solo dell’anagrafica, questo e scontato, ma di tutto lo storico che riguarda i rapporti tra la tua impresa e il cliente, quindi possibilità di rintracciare facilmente le sue fattura di acquisto, eventuali problematiche su determinate questioni o perfino se questi ha delle esigenze particolari da comunicare al momento della produzione.
Come facilitare il lavoro?
L’insieme di questioni affrontate in questo breve articolo, si possono agevolare mediante l’utilizzo di specifici software, da scegliere con installazione in locale o in modalità cloud, potendo contare sia su servizi a pagamento che gratuiti, magari in versione open source con il supporto delle comunità di partecipanti.
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