Se non hai ancora sentito parlare del VIES ma la tua impresa vuole affacciarsi sui mercati oltre il confine italiano, allora questo articolo è adatto a te, per illustrarti tutto ciò che occorre sapere sul VAT Information Exchange System e in che maniera può aiutarti nel lavoro con le imprese europee

Se la tua impresa importa o esporta prodotti verso altri paesi dell'Unione Europea dovresti già conoscere il VIES (VAT Information Exchange System), il sistema di interscambio dei dati relativi all'IVA: si tratta di un meccanismo che consente di armonizzare la fiscalità delle imprese che operano all'interno del mercato unico.

Infatti, le compravendite che avvengono oltre frontiera, ma nell'ambito dello spazio comune europeo, risultano disciplinate da una serie norme e regolamenti che hanno lo scopo di reprimere o minimizzare il rischio di frodi ed evasioni fiscali.

Perchè nasce il VIES?

L'entrata in vigore del mercato unico ha determinato il concreto abbattimento delle dogane e delle frontiere degli Stati Membri dell'Unione Europea: per disciplinare il transito delle merci e le connesse esigenze di fiscalità (soprattutto per quanto concerne il controllo e l'applicazione dell'IVA), le leggi europee hanno introdotto specifiche regole per gli scambi intracomunitari. Tra queste una menzione peculiare va fatta per il VIES.

A cosa fa riferimento la sigla VIES?

Con questa sigla si intende il sistema che, detto in breve, permette di controllare la validità del numero di partita IVA di un'azienda, quando quest'ultima esegue una operazione intracomunitaria. Se la tua azienda vende o compra merci o servizi nell'Unione Europea, occorre l'iscrizione a questo meccanismo, strumentale all'applicazione del sistema del reverse charge: infatti, la funzione peculiare del VIES è quella di consentite controlli rapidi sulla regolarità delle partite IVA utilizzate dai commercianti, così da poter determinare concretamente il regime fiscale (rispettivamente, del venditore o dell'acquirente) con cui individuare le aliquote di applicazione dell'imposta sul valore aggiunto.

La banca dati del VIES

Dal punto di vista strutturale, il VIES non è altro che un elenco informatico, all'interno del quale sono raccolte tutte le informazioni sulle partite IVA comunitarie che vi vengono registrate. Ciò consente di verificare la regolarità di un utente e ottenere informazioni sulle forniture che sono o meno assoggettate all'applicazione della relativa imposta. In altri termini, si tratta di una imponente banca dati digitale, un archivio le cui informazioni vengono aggiornate costantemente dalle amministrazioni fiscali nazionali e a cui possono accedere tutte gli enti interessati per ogni Stato Membro.

Iscrizione obbligatoria ma senza costi

Occorre precisare, peraltro, che le imprese e i professionisti che intendono effettuare operazioni di rilevanza comunitaria sono obbligati ad iscriversi al VIES. Tale iscrizione, come ti illustreremo meglio più avanti, è del tutto gratuita e, alla luce delle recenti riforme, risulta sostanzialmente automatica purché preceduta da opportuna dichiarazione da parte dell'interessato.

A cosa serve il VIES?

Come anticipato, tutti i contribuenti passivi IVA (siano esse imprese, professionisti o società) sono tenuti alla registrazione VIES se intendono effettuare la cessione o l'acquisto di beni e servizi con operatori residenti in un diverso paese dell'Unione Europea. Puoi comprendere, pertanto, come questo adempimento risulti necessario se la tua impresa lavora importando o esportando all'estero.

Il Reverse Charge

Il motivo per cui l'accesso al sistema è obbligatorio in questi casi è connesso strettamente alla funzione precipua del VIES. Come già accennato, attraverso le regole comuni del mercato europeo gli scambi intracomunitari sono soggetti all'applicazione del così detto reverse charge. In dettaglio, l'acquisto o la vendita (e, dunque, l'esportazione o l'importazione) all'estero da uno Stato membro all'altro risultano esenti dall'imposta sul valore aggiunto nel Paese cui appartiene il venditore: sarà l'acquirente, infatti, a pagare l'IVA nel paese di appartenenza.

Un esempio di Reverse Charge

Per fare un esempio, se la tua azienda si occupa di esportare prodotti alimentari dall'Italia alla Germania, per ogni transazione eseguita dovrai emettere fattura senza però indicare la voce corrispondente all'IVA nazionale italiana. Infatti, per effetto del reverse charge, sarà l'acquirente tedesco a dover completare il documento fiscale, inserendo e versando l'imposta corrispondente secondo le specifiche regole tributarie vigenti in Germania. Questo meccanismo è di particolare rilevanza soprattutto nei casi in cui l'aliquota dell'imposta è sensibilmente differente da un Paese all'altro, rendendo di volta in volta più o meno conveniente l'esportazione o l'importazione all'impresa italiana.

L’impossibilità del Reverse Charge senza IVA

In ogni caso, perché trovi applicazione questo meccanismo è necessario, dal punto di vista soggettivo, che l'operazione avvenga fra soggetti dotati di partita IVA in uno qualsiasi degli Stati Membri. Ed è qui che si spiega l'utilità del VIES per le imprese che importano o esportano all'estero: per consentire alle amministrazioni fiscali una rapida verifica in ordine alla regolare applicazione del reverse charge e prevenire, dunque, possibili utilizzi abusivi di questo meccanismo, si impone a tutte le imprese che operano scambi intracomunitari di includere all'interno del database elettronico (il VIES, appunto), i dati relativi alla propria partita IVA.

L'importanza del VIES per le imprese e per il Fisco

Si tratta delle informazioni concernenti il numero di identificazione della partita, la denominazione della persona giuridica o i dati anagrafici della persona fisica, nonché la sede della ditta, e così via. Attraverso questo sistema informatizzato è possibile eseguire le operazioni comunitarie permettendo al Fisco di ciascun paese europeo di verificare che questi scambi avvengano in modo corretto.

La verifica per l’azienda e per il fisco

Peraltro, il comodo accesso a questi dati consente allo stesso operatore di verificare immediatamente se o come applicare l'IVA alla fattura relativa alla propria operazione: basterà inoltrare la richiesta di dati al sito VIES, che provvederà ad inoltrarla all'amministrazione competente su base nazionale, così da verificare se i numeri o i dati indicati dalla controparte risultano o meno registrati. Tramite questo sistema, dunque, sono le stesse imprese che importano o esportano all'estero a beneficiare di una garanzia aggiuntiva, evitando di contrattare con potenziali partner che potrebbero trascinarle verso spiacevoli complicazioni fiscali e/o burocratiche.

Chi è tenuto alla registrazione VIES?

Ora che abbiamo definito cos'è il VIES e per quale motivo sussiste l'obbligo di iscriversi per le imprese che effettuano operazioni intracomunitarie, è opportuno chiarire chi deve richiedere l'inclusione all'interno di questo elenco. In via generale, l'obbligo di iscrizione al VIES è destinato a tutti i soggetti che esercitano un'attività d'impresa, arte o professione all'interno di uno qualunque degli Stati Membri dell'Unione Europea. Peraltro, l'iscrizione può essere effettuata anche da parte di un soggetto non residente in Italia (si pensi, ad esempio, ad un'impresa tedesca che intenda registrarsi al VIES in Italia, o viceversa), purché possegga una stabile organizzazione all'interno dello Stato e quivi presenti la dichiarazione per l'identificazione diretta per l'IVA (per l'Italia, il riferimento è al cd. modello ANR).

La situazione per le aziende extraeuropee

Dunque, si può dire che sono tenuti alla registrazione nell'archivio VIES tutti i soggetti passivi IVA che esercitano attività intracomunitarie.  Sotto questo profilo, però, è utile evidenziare che anche le imprese che risiedono in uno Stato extraeuropeo, purché abbiano una rappresentanza fiscale o una stabile organizzazione all'interno di un paese membro, si vedono attribuito un numero di partita IVA: in questo caso, se necessitano di eseguire operazioni intracomunitarie, l'obbligo di iscrizione si estende anche a queste ultime.

La revoca dell’iscrizione nella banca dati del VIES

Infine, tutte le imprese e i professionisti possono decidere di revocare, in ogni momento, l'iscrizione, così da rimuovere i propri dati dal registro. Ciò può avvenire, ad esempio, se decidi di modificare l'oggetto della tua azienda e non prevedi più di effettuare operazioni da o verso un altro stato comunitario.

Come richiedere l'iscrizione al VIES?

Se hai deciso di essere incluso all'interno dell'elenco VIES puoi richiedere l'iscrizione già al momento dell'avvio della tua attività, compilando, nel modulo della denuncia di avvio attività (con cui, in sostanza, apri la partita IVA), il quadro I del modello AA7 (nel caso di persone fisiche) o AA9 (nel caso di imprese individuali e lavoratori autonomi).

L’iscrizione per chi presenta la DIA

Fino a qualche tempo fa era possibile, nel caso in cui la necessità di iscriversi al VIES fosse successiva all'avvio dell'attività, presentare domanda in un secondo momento attraverso il portale online dell'Agenzia delle Entrate. Le modalità per iscriversi al sistema, però, sono state semplificate dalle recenti riforme: attualmente, l'iscrizione al VIES è automatica per i contribuenti che presentano la DIA, mentre in caso di richiesta successiva si prevede, oltre alla possibilità di rivolgersi al servizio online dell'Agenzia delle Entrate, anche l'opportunità di delegare la procedura ad un intermediario autorizzato.

In tutti questi casi, l'iscrizione - oltre a poter essere revocata in ogni momento - è completamente gratuita. Naturalmente, una volta eseguita, l'Agenzia delle Entrate provvederà ad includere i dati dell'impresa all'interno dell'archivio, con conseguente possibili controlli formali per la verifica della correttezza e regolarità della inclusione medesima, soprattutto sotto il profilo degli scambi intracomunitari eseguiti utilizzando il procedimento Intrastat.

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