Il Blog di Know How

Il tema del fare impresa non può essere ridotto a una mera questione di adempimenti burocratici, scadenze, burocrazia, leggi, permessi e quant’altro di più noioso ci possa essere dietro la costituzione di una società e la sua gestione.

Accanto a questi aspetti, ve ne sono altri, di notevole importanza, che intervengono all’indomani della costituzione di una nuova impresa e che pure sono determinanti sul futuro dell’azienda. Sto parlando di questioni legate alle dinamiche interne e quotidiane di ogni singola attività, a prescindere che si tratti di una startup o di una classica srl, o che sia costituita da un team più o meno grande: quindi sto parlando di gestione della forza lavoro, gestione del tempo, organizzazione del lavoro e produttività.

Non dev’essere certo un caso che quando ci si confronta con un imprenditore, una delle parole che più spesso potrà capitare di sentirgli pronunciare è “produttività”. Benché sia diventato un vero e proprio mantra, c’è da dire che manifesta una costante attenzione verso la redditività della propria azienda, a volte quasi maniacale. Non deve stupire, allora, che sia una parola così utilizzata da chi fa impresa. Il discorso è di tale importanza che può essere traslato senza problemi anche su chi opera come libero professionista, singolarmente oppure all’interno di uno studio associato. La produttività è senza dubbio ciò che fa la differenza tra un’impresa (puoi utilizzare anche la parola imprenditore o professionista) di successo e un’altra che sta ancora cercando la propria strada.

Da cosa dipende la produttività?

La produttività rappresenta, in un certo senso, la stella polare che mostra la direzione. Allora se è così, bisogna capire quali sono i fattori che consentono di inseguirla questa stella polare o, viceversa, che ne impediscono la visibilità. I fattori che più di tutti incidono sulla produttività sono due, e sono strettamente correlati tra di loro: il team e il tempo. Una corretta gestione di quelle che potremmo definire le 2T della produttività, è un argomento centrale per portare successo al proprio lavoro. Ma in che senso si può parlare di team, se il focus lo sposto non sull’impresa ma sul professionista? Sono certo che anche tu ti starai chiedendo le medesima cosa. Chiaro che se parliamo di azienda o impresa, il concetto di team non dovrebbe comportare troppi problemi di immaginazione. Diverso, invece, è il caso di chi lavora come libero professionista, per il quale il concetto di team può sembrare piuttosto evanescente. È solo un’impressione, perché non esiste lavoro che non richieda, ad un certo punto, la collaborazione con un altro soggetto. Banalmente, il semplice e quotidiano rapporto tra un professionista e il suo collaboratore o collaboratrice che svolgono un lavoro di segretariato, può essere inteso nel senso di team, di gruppo di lavoro. Ma anche quando si esce dal proprio studio, e ci si trova ad avere a che fare con altri soggetti il cui ruolo e cruciale per la buona riuscita del lavoro, si stanno attuando dinamiche che sono del tutto simili a quelle che si realizzano con un team di collaboratori.

Grande team, grandi problemi: sfatiamo un mito

Chiarito che il concetto di team può essere declinato in molteplici modi e può essere soggetto a diverse interpretazioni, è pur vero che è all’interno dell’impresa strutturata che la parola assume un peso specifico decisamente più importante. Comunemente si è portati a pensare che la difficoltà di gestire un lavoro in maniera produttiva sia direttamente proporzionale alla dimensione del team: niente di più falso. Un team costituito da quattro persone non ha nulla di intrinsecamente vantaggioso rispetto ad un medesimo gruppo di quaranta individui, quindi dieci volte tanto. L’unica differenza, nel caso, è nella quantità di progetti che si possono portare avanti simultaneamente ma non sulla produttività di ciascuno dei componenti della squadra di lavoro. Il motivo di tutto ciò è nel fatto che la differenza di produttività tra un team e l’altro non è una conseguenza del numero di persone ma, semmai, del modo in cui è organizzato il lavoro del singolo in relazione a quello di tutti gli altri. Quindi se il project manager, o il libero professionista, non è all’altezza, quattro persone possono essere meno produttive delle quaranta e più che alimentano reparti e sotto reparti di un’azienda strutturata.

Medesimo discorso si può fare sul singolo: se un consulente, un commercialista o un avvocato non riescono a gestire adeguatamente il proprio lavoro, armonizzandolo alla perfezione con quello del loro unico collaboratore, la produttività sarà un miraggio, e tenderà gradualmente a scomparire dalla vista.

Armonizzare il tempo: l'importanza del Project Manager

Beh, certamente la metafora del team di lavoro come ingranaggi di un unico macchinario resta sempre valida. Ancor di più se la pensiamo applicata alla gestione dei tempi di lavoro di una squadra. Gli ingranaggi, pur avendo tempi di rotazione diversi gli uni dagli altri per via delle dimensioni, si muovono con millimetrica precisione, perfettamente armonizzati e sincronizzati, al fine di far ruotare l’albero motore nel caso di un’automobile. In un team il principio è lo stesso e organizzarne il lavoro vuol dire gestire il fattore tempo nell’ordine di almeno 2 direttrici: il tempo oggettivo di consegna di un progetto, il tempo oggettivo di completamento di una task propedeutica e il tempo soggettivo di ciascun membro del team. Quest’ultimo aspetto è solitamente poco considerato eppure di notevole rilevanza. Ogni individuo si muove e lavora in base ad un proprio ritmo, e quando si è in squadra questo spiega l’importanza di una corretta gestione dei tempi da parte di chi ne ha il compito, perché banalmente non si potrà realizzare il tetto prima di aver alzato le pareti che si poggiano sulle fondamenta. In questo senso, allora, il ruolo di gestione del tempo spetta al Project Manager, ed è lui che ha la maggiore responsabilità se tutti gli ingranaggi di un progetto di lavoro non si muovono secondo la medesima scansione del tempo.

Mi preme precisare un aspetto: quanto scritto in questo articolo non implica che nella gestione della propria attività lavorativa gli unici elementi da considerare sono produttività, team e tempi ma di certo hanno un'importanza che troppo spesso viene sottovalutata o che non è presa nella giusta considerazione. Nello specifico, accade spesso che ci si concentri sulla produttività senza tenere conto di quanto questa sia legata agli altri due concetti, e spostando l'attenzione su aspetti che nulla hanno a che vedere con essa.

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